Модернизация донорской базы данных: ввод, хранение и изменение данных , поиск по определенным признакам, массовая рассылка.

Упоминание на сайте и/или в соцсетях

Вариант ТЗ был составлен для модернизации работы с имеющимися базами данных: анкетные данные потенциальных доноров, регистрирующихся на сайте (с 1.1.2016 — 2500 чел.) и полученных ранее данных (4300 чел). Сведения хранятся в формате таблиц Google. Необходим инструмент, дающий возможность автоматизировать процесс взаимодействия с донором, с момента его регистрации на сайте и в процессе последующих кроводач:

ПОДСИСТЕМА ДОНОРЫ
В данном разделе рассматривается структура данных, необходимых для ввода, хранения и изменения данных о донорах в Информационной системе Фонда, и функции, которые должны быть обеспечены данной подсистемой. Подсистема помимо хранения базы данных доноров должна поддерживать следующие функции:

• Вводить данные о том, когда подопечным Фонда требуется кровь
• Вводить данные о донорах для этих подопечных
• Донор должен иметь возможность сам записаться на сдачу крови для конкретного подопечного, для этого на внешнем сайте он должен видеть информацию о том, кому и когда требуется кровь.
• Регистрировать все сдачи крови донорами Фонда, причем донор должен иметь возможность сам ввести отметку о сдаче крови.
• Делать необходимые рассылки по базе данных доноров
• Регистрировать контакты с донорами
1. Процесс фиксации случаев сдачи крови донорами
Этот процесс можно разделить на 3 этапа:
a) Координатор Фонда вводит в систему данные о том, кому из подопечных и к какому времени нужна кровь. Делается это еженедельно.
b) Координатор либо сам ищет донора для подопечного, либо донор через собственную страничку на сайте записывается на сдачу крови для данного подопечного. В том и другом случае координатор согласует дату, когда донор готов сдать кровь, и фиксирует эти данные в системе (кто, когда и для кого будет сдавать кровь)
c) Когда кровь сдана, либо сам донор на своей страничке отмечает, что он сдал кровь, либо координатор фонда связывается с донором и отмечает, когда он сдал кровь для данного подопечного.
Этот процесс определяет структуру данных, которые требуются для регистрации этих событий в Информационной системе Фонда
2. Таблицы подсистемы Доноры
Основной информацией о донорах, которая должна храниться в Информационной системе Фонда, являются:
• Личные данные доноров
• Контакты представителей Фонда с этими донорами
• Перечень событий – когда, где и для кого выполнялась сдача крови донором
Для хранения этой информации требуется 3 основные таблицы:
• Доноры
• Контакты
• События
Таблица доноров содержит личные данные доноров, и должна иметь следующие поля:
• ФИО
• Дата рождения
• Пол (м/ж)
• Контактная информация (телефоны, e-mail)
• Район города, в котором проживает донор
• Группа крови
• Период недоступности
• Комментарий
Связанная с таблицей Доноры таблица контактов содержит результаты контактов представителей Фонда с каждым донором, и должна иметь поля:
• Код донора
• Дата и время контакта
• Содержание контакта (текстовое поле)
• Кто контактировал (сотрудник Фонда)
Вводить, изменять и удалять данные в этих таблицах должны только сотрудники Фонда, работающие с донорами. Для просмотра информация доступна любому сотруднику Фонда.
Связанная с таблицей Доноры таблица событий фиксирует случаи сдачи крови каждым донором. Структура этой таблицы определяется процессом фиксации этих случаев и должна иметь следующие поля:
• Код донора
• Дата сдачи крови
• Фактическая Дата сдачи крови
• Для кого (подопечный)
• Статус
С этой таблицей будут работать Координаторы Фонда и через страничку на внешнем сайте сами доноры.
3. Доноры
Перечень доноров Фонда должен отображаться в системе в виде таблицы, имеющей следующие поля:
• ФИО донора
• Дата рождения
• Группа крови
• Район города
• E-mail
• Телефоны
• Дата последней сдачи крови
• Статус (по умолчанию «доступен», в период недоступности «не доступен»)
На страничке донора должны отображаться все поля личной информации донора и 2 таблицы: Список контактов и Список событий. Строки в таблицах должны содержать информацию о контактах с этим донором и его кровосдачах соответственно. Строки должны быть упорядочены в порядке убывания дат.
На страничке со списком доноров должен быть обеспечен быстрый поиск (фильтрация) доноров по следующим признакам:
• По ФИО
• По району проживания
• По группе крови
• По e-mail
• По телефону
• По дате последней сдачи крови
Должна быть обеспечена возможность рассылки информации по e-mail адресам отобранных на этой страничке доноров.
Планируется рассылать по базе доноров письма с вложенными файлами или без них – например, поздравления с праздниками, днями рождения, новостями фонда. Также обращения к донорам с определенными группами крови. В тело письма из системы автоматически должно подставлялось обращение, например,
Уважаемый Иван Иванович!
Уважаемая Оксана!
Все рассылки, которые были отправлены конкретному донору, должны отображаться в таблице контактов.
4. Контакты
Помимо списка доноров подсистема Доноры должна включать еще 2 странички: Контакты и События.
Страничка Контакты должна отображать данные из таблицы контактов в виде таблицы с полями:
• ФИО донора
• Дата и время контакта
• Содержание контакта (текстовое поле)
• Кто контактировал (сотрудник Фонда)
Строки в таблице должны быть по умолчанию упорядочены в порядке убывания дат.
Должен быть обеспечен поиск (фильтрация) и сортировка строк по любому из отображаемых полей.
В случае выполнения рассылки в таблицу контактов должна быть автоматически вставлена строка: ФИО донора, Дата и время рассылки, Содержание рассылки, ФИО сотрудника Фонда, выполнившего рассылку.
5. События
Страничка События должна отображать информацию как о том, кому и когда требуется кровь, так и когда эта кровь для этого подопечного была сдана. Отображение должно быть в виде таблицы с полями:
• Подопечный
• Медучреждение
• Группа крови
• Дата, до которой должна быть сдана кровь
• ФИО донора
• Согласованная дата сдачи крови
• Фактическая дата сдачи крови
• Статус
Должна быть возможность фильтровать и сортировать строки таблицы по любому полю. По умолчанию должен быть установлен фильтр по статусу – не должны отображаться строки со статусом «сдана» (в целях сокращения списка событий).
Ввод строки таблицы событий
Таблица еженедельно будет дополняться координатором Фонда строками о подопечных, которым требуется кровь. При этом координатор вводит следующие поля:
• Подопечный
• Медучреждение
• Дата рождения
• Группа крови
• Дата, до которой должна быть сдана кровь
Изменение строки таблицы событий
1. Координатор находит доноров для сдачи крови и согласует с ними дату. Тогда он заполняет поля ФИО донора и Согласованная дата сдачи крови. Строка при этом автоматически получает статус «согласовано»
2. Донор сам записывается со своей странички на внешнем сайта, заполняя эти же поля. При этом строка получает автоматически статус «в работе».
3. Координатор просматривает строки со статусом «в работе», согласовывает с донором дату сдачи крови, если нужно исправляет ее, и статус строки меняет на «согласовано».
4. Донор с сайта вносит данные о том, когда он реально сдал кровь, если он сдал в другой день, или просто устанавливает флаг «кровь сдана». В последнем случае дата фактической сдачи автоматически устанавливается равной согласованной дате. Статус строки меняется на «сдано».
5. Координатор созванивается с донором, и вносит фактическую дату сдачи крови и/или устанавливает флаг «кровь сдана». Если он только установил флаг, то дата фактической сдачи должна стать равной согласованной дате. Статус строки становится равным «сдано»
Удаление строки из таблицы событий
Удалить строку из таблицы событий может только координатор Фонда и только если ее статус не равен «сдана».
6. Информация о донорах на сайте Фонда
На сайте Фонда должна быть страничка донора, в которой отображается следующая информация:
• Анкета донора, в которой донор регистрируется на сайте
• Справочная информация:
o Рекомендации донорам
o Противопоказания к донорству
o Официальные документы, касающиеся донорства
o Где можно сдать кровь – адреса, часы работы
• Где, когда и для кого он сдавал кровь (данные из таблицы События, касающиеся текущего донора)
• Профиль пользователя
Анкета донора должна содержать следующие данные:
• ФИО
• Дата рождения
• Группа крови
• Телефоны
• e-mail
• Район города, в котором проживает
• Был ли донором ранее
Данные, введенные в анкете на сайте, должны попадать в Информационную систему Фонда, в подсистему Доноры.
Донор, зарегистрированный на сайте Фонда, должен видеть список подопечных, которым требуется кровь, но только тех, которые не заняты еще другими донорами. В любой из этих строк он может вести дату, когда он готов сдать кровь.
Донор должен видеть также список подопечных, на сдачу крови для которых он уже записался. Изменить согласованную дату сдачи для строки в статусе «согласовано», он не может. У него должна быть возможность отметить сдачу крови — ввести фактическую дату сдачи и/или установить флаг «кровь сдана».
И, наконец, он должен видеть список всех подопечных, которым он когда-либо сдавал кровь. То есть он должен видеть список всех своих кровосдач — все строки таблицы События, которые с ним связаны.
Профиль пользователя – страничка, на которой отображаются личные данные пользователя, которые он может изменить. Изменения должны попадать в Информационную систему Фонда. На этой страничке донор должен иметь возможность ввести период (даты начала и конца), когда с ним не нужно связываться и, по желанию, комментарий к этим датам. Координаторы Фонда должны видеть таблице доноров его статус «доступен/недоступен». По умолчанию статус донора «доступен». Если донор вводит период недоступности, то в течение этого периода его статус меняется на «не доступен». Пользователь может всегда изменить этот период.

Помощь нужна
Ирина Семёнова

Ирина Семёнова

Об организации / проекте

Благотворительный фонд «АдВита» был создан в 2002 году. Все эти годы одним из самых важных направлений деятельности фонда, является поиск доноров крови пациентам с онкологическими диагнозами. Подопечными фонда становятся люди, приезжающие в клиники Санкт-Петербурга со всей страны. Наличие эффективного и удобного ресурса для поиска и работы с донорами, поможет фонду решать задачу обеспечения потребностей всех подопечных, для кого донорская кровь жизненно необходима.

Комментарии
  1. Айдос Жанесенов
    Айдос Жанесенов /

    Добрый день. Готовы оказать помощь в реализации проекта. Информационная поддержка, программная реализация. Организация глобального доступа сервиса. Взаимно выгодные решения. Можно связаться через почту [email protected]

Оставить комментарий
Присоединяйтесь к нам!
Вы заработали 10 очков опыта!